Jakie są rodzaje pism?

Pismo stanowi wynalazek ludzkości. To właśnie dzięki niemu możemy mówić o graficznym odzwierciedleniu naszych myśli i mowy. Tak naprawdę swoje początki pismo ma już w starożytności, a na przestrzeni lat rozwijało swoją formę. Umowne znaki pisarskie przelewamy na papier lub obecnie na komputer. Dzięki temu przekazujemy innym m.in. nasze poglądy. Ponadto to właśnie pismo daje nam możliwość złożenia różnorodnych wniosków, oświadczeń woli, itp.

Można wyróżnić wiele rodzajów pism. Poniższy artykuł klasyfikuje je i opisuje.

Rodzaje pism

Pierwszy podział, który jest najbardziej popularny, odnosi się do rodzaju ze względu na treść pisma. W jego ramach wyróżniamy:

Pismo informacyjne. Jego treść jest zwięzła, konkretna i logiczna. Zadaniem pisma informacyjnego jest przekazanie konkretnej wiadomości, ale jednocześnie nie nakłanianie do określonego zachowania odbiorcy. Należy pamiętać, aby zdania nie były zbyt długie, ale zbudowane w sposób uprzejmy. Dobrym przykładem pisma informacyjnego jest zawiadomienie lub komunikat.
Pismo przekonywujące – jest przeciwieństwem pisma informacyjnego. Jego zadaniem jest nakłonienie odbiorcy do konkretnego zachowania, zgodnego z wolą adresata. To właśnie ono ma pokazywać punkt widzenia drugiej osoby.

Pisma i ich rodzaje

Drugim rodzajem pism, są te, które wyróżniamy ze względu na obieg. W jego ramach występują:

Pisma otrzymywane z zewnątrz (przychodzące) – nadawca i adresat informacji pochodzą z różnych jednostek, instytucji, itp. A więc ich adres jest różny.
Pisma wychodzące – nadawca i adresat informacji pochodzą z różnych jednostek.
W ramach tego podziału głównym rozróżnieniem jest, czy pismo otrzymujemy od innej osoby, spółki, przedsiębiorstwa, instytucji, itp., czy to my go wysyłamy.
Pisma wewnętrzne – przekazywane są w ramach jednej działalności, jednostki, organizacji, itp. Adresat i nadawca mają taki sam adres siedziby głównej. Mogą różnić się np. działem. Bardzo dobrym przykładem pisma wewnętrznego jest protokół.

Dalszy podział pism

Pismo niejednokrotnie stanowi bardzo ważny dokument, będący potwierdzeniem zawarcia np. umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. To również ono może mieć nadany stopień ważności.

Dlatego też to ten czynnik jest kolejnym wyróżnieniem trzeciego podziału, zgodnie z którym wskazuje się na pisma:

Pismo zwykłe – rozpatrywane jest w ustalonych przepisami prawa terminach, które co do zasady wynoszą 14 dni.
Pismo pilne – rozpatruje się je przed pismami zwykłymi, ale po pismach bardzo pilnych. Przyjmuje się, że powinno być załatwione w ciągu 3 dni.
Oraz pismo bardzo pilne – rozpatrywane są w pierwszej kolejności. Nie mogą być rozpatrywane dłużej niż 3 dni. A czasami, gdy odpowiedź na takie pismo nie może czekać jest możliwość rozwiązania sprawy telefonicznie. Wszystko zależy od wagi informacji przekazywanej w tym dokumencie. Ponadto to również w takim rodzaju pisma, nadawca bardzo często wskazuje termin, w jakim musi zostać ono rozpatrzone. Wyznaczony termin jest granicą, którą nie powinno się przekraczać.

Tajemniczość pism

Kolejnym aspektem, o którym warto wspomnieć jest stopień tajemnicy, jaką objęte jest dany dokument/pismo. Niejednokrotnie informacje, które są w nim zawarte powinny być odczytane przez wąską grupę osób, ściśle określoną. W związku z tym można dokonać kolejnego podziału pisma, tym razem ze względu na stopień zabezpieczenia tajemnicą:

Pismo jawne – nie jest ono objęte żadną tajemnicą. Nie mniej jednak powinno zostać odczytane jedynie przed adresata, chyba że wyrazi on wolę jego udostępnienia innym, postronnym osobom. Ma on również prawo jego publicznego okazania, czy przeczytania.
Pismo poufne – co do zasady przyjmuje się, że pisma kierowane do firmy powinny zostać tajemnicą firmą. A więc mają do niej prawo pracownicy, ale nie powinny oni udostępniać tych informacji osobom niezatrudnionym w danej jednostce.
Pismo do użytku wewnętrznego – skierowane jest do wszystkich pracowników, wolontariuszy itp., np, w ramach konkretnego przedsiębiorstwa, fundacji, czy organizacji.
Pismo tajne – chronione jest tajemnicą państwową, do której dostęp mają jedynie ściśle określone osoby. Informacje zawarte w takim piśmie, nie mogą zostać podane do wiadomości publicznej, ani nawet przekazane innym współpracownikom.

Każde pismo zawiera konkretne informacje skierowane do adresatów. To czy jest to jedna wskazana bezpośrednio osoba, czy może nią być każdy, zależy już od charakteru pisma oraz od jego nadawcy. Wskazane powyżej rodzaje pisma stanowią podział informacji zawartych w takim dokumencie. Jednak tak naprawdę wyróżnień takich można zastosować więcej. A zatem można wskazać także na podział ze względu na sposób przesyłania pisma oraz wygląd zewnętrzny.

Podsumowanie

Pismo stanowi nieodłączny element życia społecznego. To ono determinuje wiele czynności i jest podstawą m.in. działania urzędów, przedsiębiorstw i zawierania umów. Każdy wniosek, oświadczenie itp. powinno mieć właśnie formę pisemną. Dzięki temu niejednokrotnie stanowi potwierdzenie naszych działań. I takie jest też jego przeznaczenie. Pisma już od zarania dziejów mają szerokie zastosowanie.